Stolpersteine bei der Microsoft Office Lizenzierung auf Terminal Servern

Jeder mit dem ich irgendwann einmal über die Lizenzierung von Microsoft Produkten, in einem Unternehmen gesprochen habe, der hatte dazu nichts positives zu berichten. Microsoft mach es einem aber auch wirklich nicht gerade einfach, sich an die „richtigen“ und wiederum gültigen Lizenzbedingungen zu halten.

Spätestens wenn man ein Microsoft Lizenz-Audit hinter sich gebracht hat, hört der Spaß definitiv auf. Microsoft nennt das übrigens nicht Audit, sondern SAM (Software Asset Mangagment) was besser klingen soll, aber genau so Haarsträubend und Nervenzehrend ist.

Immer mehr Unternehmen verwenden heute Virtualisierungstechnologien, um damit Mitarbeitern Anwendungen und sogar ganze Desktops zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es vollkommen egal, ob sich der Mitarbeiter von einem dienstlichen, privaten oder einem System im Internetcafe verbindet.

In den meisten Fällen werden virtuelle Umgebungen mithilfe von Microsoft Windows Terminal Services und Citrix XenApp bzw. XenDesktop bereitgestellt. Auf der einen Seite bieten solche Lösungen die Möglichkeit, Anwendungen und sogar ganze Virtuelle Desktops zentral zu verwalten, welches wiederum für kürzere Reaktionszeiten, geringere Kosten und mehr Sicherheit etwa beim Patch Management sorgt. Auf der anderen Seite, stehen Unternehmen bei der Einhaltung von Lizenzbedingungen vor sehr große Herausforderungen.

Ich möchte hier einen kleinen Eindruck darüber geben, welche Stolpersteine es bei der Einhaltung von Lizenzbedingungen, für Microsoft Anwendungen in virtuellen Umgebungen gibt. Wer beim MS Bullshit-Bingo in Sachen Abkürzungen bzw. Bezeichnungen der Lizenzen nicht mithalten kann, dem empfehle ich meinen passen Beitrag zu dem Thema.

Fast alle Microsoft Anwendungen, wie etwa Microsoft Office, Project und Visio, werden immer pro Endgerät lizenziert und das bedeutet: Jedes Gerät, welches auf eine der Anwendungen zugreifen kann, benötigt dafür auch eine eigene Lizenz. Als Geräte werden etwa PCs, Notebooks, Tablets und weitere Endgeräte bezeichnet, die Zugriff auf eine Anwendung haben könnten.

Bei einer Nutzung wo ein User klassisch an einem Arbeitsplatz sitzt und Software verwendet, die direkt auf der eigenen und physikalischen Hardware installiert ist, dort „können“ Microsoft Lizenzbedingungen noch eingehalten werden. Bei mehreren Hundert von OEM oder FPP Lizenzen macht das aber auch keinen Spaß mehr und Vorsicht bei Lizenzen für Office Ready PC´s denn hier wird es beim Audit richtig ekelig und schnell teuer.

Wenn man also eine Anwendung zentral auf dem Server installiert und der Zugriff dadurch auf verschiedenen Endgeräten möglich wird, muss einiges an Aufwand in die Einhaltung der Lizenzbedingungen gesteckt werden.

Ein häufiger Irrtum besteht in der Annahme, dass die Lizenzvereinbarungen eingehalten werden, wenn man Anwendungen etwa per AD Gruppen nur für eine begrenzte Anzahl von Personen zur Verfügung stellt. Dieses würde dann nämlich bedeuten, dass Microsoft seine Anwendungen pro Benutzer lizenziert und das ist nicht der Fall.

In Umgebungen mit Windows Terminal Services bzw. Citrix ist deshalb eine Lizenz für jeden Client erforderlich und zwar JEDEM Client, der eine Verbindung zum Server herstellen kann, auf dem die Anwendung installiert ist. Das Konzept der meisten Terminal Server bzw. Citrix Umgebungen basiert aber darauf, dass jeder User im besten Fall von jedem Gerät welches ans Internet angeschlossen ist, auf die Server und Anwendungen des Unternehmens zugreifen kann.

Weil Microsoft aber pro Gerät lizensiert, ist die Bereitstellung von Anwendungen für eine begrenzte Anzahl von Benutzern keine zulässige Methode zur Lizenzbeschränkung. Das bedeutet bedauerlicherweise, das man Lizenzen für Anwendungen unter Umständen auch für Endgeräte erwerben müsste, deren Benutzer die betreffenden Anwendungen gar nicht verwenden.

Auch wenn die meisten Admins, Active Directory Sicherheitsgruppen für die Zugriffskontrolle auf Anwendungen und somit zur Lizenzkontrolle verwenden, muss bei Anwendungen, die pro Endgerät lizenziert werden, der Zugriff auf Geräteebene kontrolliert werden und das kaum machbar.

Bei Virtual-Desktop-Umgebungen wie XenDesktop ist das natürlich alles identisch, denn hier kann ein Benutzer ja in den meisten Fällen auch von mehreren Endgeräten aus, über einen virtuellen Desktop auf eine Anwendung zugreifen und somit ist keine Lizenz für den Benutzer, sondern für jedes einzelne Endgerät erforderlich.

Selbst die Virtualisierungstechnologie Microsoft App-V™ ermöglicht die Bereitstellung von Anwendungen auf jedem Client und deshalb bestehen auch hier dieselben Bedingungen wie bei Windows Terminal Services, Citrix und virtuellen Desktops.

Nur damit das nochmal klar wird, wenn Microsoft Office auf Windows Terminal Services installiert ist und als Beispiel 100 Virtuelle Desktops auf diesen Server zugreifen können, aber eigentlich nur 30 Anwender Microsoft Office nutzen sollen/dürfen – wie viele Microsoft Office Lizenzen werden werden dann wohl benötigt?

Richtig 100! denn wie der Zugriff auf Microsoft Anwendungen ermöglicht wird, hat leider keinen Einfluss auf die Lizenzierung der Anwendung selber. Microsoft Office erlaubt eh keine gleichzeitige Nutzung. Wenn es also 100 virtuelle Desktops gibt, werden auch 100 Microsoft Office Lizenzen benötigt. Es ist aus Sicht der Microsoft genau so, als wäre Office lokal auf allen 100 Geräten installiert.

Die Lösung für das „Problem“ ist leider nur ein sehr großer Geldbeutel, denn um sich an Lizenzbedingungen von Microsoft zu halten, müsste man Volumenlizenzen von Microsoft Office mit Software Assurance erwerben. Software Assurance bietet mehr als nur ein reines Upgrade-Recht, sondern ermöglicht, bestimmte Einsatzszenarien überhaupt erst abzubilden, wie etwa das Arbeiten mit einem virtuellen Desktop.

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8 Comments

  • Micha

    26. Juli 2016

    Ich habe eben mit Microsoft telefoniert und dort teilte man mir mit, dass es Lizenztechnisch korrekt ist für einen Terminalserver !!! 1x !!! Office 2016 Standard oder ProPlus als Volumenlizenz zu installieren und der Zugriff auf diese Anwendung durch mehrere Computer durch die RDS Device, bzw. User CALs abgedeckt ist. Somit wäre das was du oben beschreibst falsch?!

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    • Marc Broch

      26. Juli 2016

      Ließ dir die Produktnutzungsrechte durch. Dort steht es so drinnen und auf eine mündliche Aussage würde ich mich eh nicht verlassen.

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  • Matthias

    27. Mai 2016

    Grundsätzlich gibt es noch die Office 365 Szenarien, wo es nun ein bisschen leichter wurde, da nun auch eine Office 365 Lizenz reicht, damit der User ein Office auf einem Terminal Server nutzen kann -> https://technet.microsoft.com/de-CH/library/dn782858.aspx

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    • Marc Broch

      27. Mai 2016

      Da hast du grundsätzlich recht, jedoch mit einem großen ABER! Office 365 ist ein subscription Model und somit für viele Unternehmen uninteressant, weil ab einer gewissen Größe muss man Enterprise E3 nehmen und das wird dann recht teuer.

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  • Sebastian

    13. Mai 2016

    Danke für den Artikel. Wie verhält es sich aber, wenn z.B. 100 Terminalclients Office nutzen sollen, aber auf 50 lokal schon eine Office Lizenz erworben wurde? Subtrahiert sich die Anzahl der benötigten Lizenzen? Benötige ich dann nur noch 50 Lizenzen? Oder muss ich 100 kaufen und habe dann 50 Lizenzen „für die Katz'“?
    Angenommen natürlich die Lizenz Lokal – Terminalserver ist absolut identisch und für die selbe Office Edition.

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    • Marc Broch

      13. Mai 2016

      Je nach Office Version, steht dem Kunden ein sogenanntes Zweitnutzugsrecht zu. Somit müsste man etwa bei Office Pro Plus (VL) nicht doppelt kaufen.

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